Werken aan nieuwe doktersassistenten binden en behouden

Menig huisartsenpraktijk heeft ermee te kampen: een tekort aan doktersassistenten. Binnen de relatief kleine Huisartsen Coöperatie Amstelland (HCA) bleken bij navraag achttien vacatures open te staan, alleen al voor deze functie. Met gebruikmaking van de Stimuleringsregeling stageplaatsen willen ze daar nu een kentering in teweeg brengen. “We willen doktersassistenten werven, begeleiden én binnenhouden”, vertelt voormalig huisarts Caroline Waasdorp, die samen met HR-consultants Arno Molenaar en Sten van der Heijden met deze uitdaging aan de slag ging.

Tekst: Kristel Beerling

Stimuleringsregeling is een kans

“Toen ik vorig jaar mijn praktijk overdroeg, stapten twee doktersassistenten op”, herinnert Caroline zich. “Het is mijn opvolger gelukt om twee nieuwe assistentes te vinden, maar in de krappe arbeidsmarkt kostte dat grote moeite. Bij collega’s hoorde ik vergelijkbare verhalen: er is echt een enorm tekort in de regio. HCA is maar klein, dus we hebben geen HR-manager die hiermee aan de slag kan. De stimuleringsregeling was voor ons dus echt een financiële kans om dit probleem aan te pakken. Tegelijkertijd was ik beschikbaar om het project van de grond te tillen.”

Nijpend probleem

In het voorjaar van 2021 startte het project met een inventarisatie van het probleem. De respons op de enquête die onder de 49 praktijken werd verspreid, was enorm: bijna iedereen reageerde. “Daaruit blijkt wel hoe nijpend het probleem is”, vindt Caroline. “Er waren achttien openstaande vacatures voor doktersassistentes die zij niet vervuld kregen. Aan de andere kant bleek de werkdruk bij doktersassistenten zo hoog, dat zij geen tijd hebben om stagiaires te begeleiden, terwijl ze dat juist graag willen! Zo wordt het probleem steeds groter.”

Aanvullende HR expertise

Na de zomer wordt besloten het project verder te professionaliseren en komt Caroline via Avans Hogeschool in contact met Arno en Sten. Deze oprichters van studentenadviesbureau Young Consulting Crew (YCC) waren op zoek naar een opdracht. Het bleek een gouden match. Arno: “Caroline spreekt de taal van de huisartsen en weet precies wat er in een huisartsenpraktijk speelt. Wij brengen de HR-expertise in. We vullen elkaar mooi aan en zijn met z’n drieën echt een sterk projectteam.” “Ik vind het de kracht van Arno en Sten dat zij ontzettend handig en inzichtelijk problemen en vervolgstappen in kaart brengen,” aldus Caroline, “waardoor we structuur kregen in dit project.”

Probleem en behoeften

Sten: “We hebben eerst het probleem, de behoeften en de oplossingen van andere huisartsencoöperaties in Nederland geanalyseerd. En uitgezocht waar doktersassistentes behoefte aan hebben. Zo was één van de aannames dat de betaling onvoldoende was, maar dat leeft helemaal niet. Wat (student-)doktersassistenten wél belangrijk vinden, is waardering, teamspirit en de mogelijkheid zich te blijven ontwikkelen. Ze willen bijvoorbeeld graag een keer meelopen op een huisartsenpost. Dat gaan we nu mogelijk maken. Met dat soort informatie kun je echt het verschil maken.”

Financiële ondersteuning

“Arno en Sten hielpen ook mee het financiële plaatje helder te krijgen”, vertelt Caroline. “Waar halen we de tijd en het geld vandaan om mensen te werven, op te leiden en te begeleiden? Zo kwamen we uiteindelijk in gesprek met onze zorgverzekeraar ‘Zorg en Zekerheid’. Zij bleken bereid ons financieel te steunen, waardoor we nu, samen met een andere regio, een parttime HR-medewerker/stagecoördinator in dienst kunnen nemen, die alle contacten onderhoudt en de diverse processen in goede banen leidt. Daarnaast kunnen we straks een extra doktersassistent inhuren die taken van een stage-begeleidende doktersassistent kan overnemen. Zo creëren we tijd en ruimte voor het opleiden. Met als gevolg dat studenten de aandacht krijgen die ze verdienen tijdens hun stageperiode.”

Matchen en monitoren

Om de juiste stagiaires te werven, is een warme relatie met de opleidingsinstituten onontbeerlijk, stelt Caroline. “We hebben duidelijk onze wensen aangegeven: stagiaires die in de regio wonen, al wat ouder zijn en werkervaring hebben. Vervolgens koppelen wij ze aan de best passende praktijk. En we blijven monitoren hoe het gaat, want het kan natuurlijk altijd dat iemand elders toch beter tot zijn recht komt. Waar we naar streven, is dat een stagiair het zo naar zijn zin heeft, dat hij na de opleiding graag in de praktijk blijft werken.”

Blijf praten

Arno: “Het mooie van deze aanpak is dat we dit ‘probleem’ centraal aanpakken. Dit is beter dan wanneer de HCA, via een HR-medewerker, elke praktijk los adviseert over dit vraagstuk.”
“Waar we het hele proces veel tijd in gestoken hebben”, meldt Caroline, “is in het warm houden van de banden met alle betrokken partijen. Dat is onontbeerlijk. Stem continu af en toets of je draagvlak hebt. Blijf praten!” Lachend: “En betrek Arno en Sten bij het proces! Het was zo waardevol dat we vanuit verschillende perspectieven naar het probleem konden kijken.”
Het resultaat mag er zijn: binnenkort start de pilot met twaalf stagiaires. Is dat een succes, dan wordt het project uitgerold naar het werven, opleiden en begeleiden van praktijkondersteuners, apothekersassistenten en baliemedewerkers. Zo draagt de stimuleringsregeling actief aan bij aan het terugdringen van de personeelstekorten binnen huisartsenpraktijen.

>>> Terug naar pagina 'Afgeronde projecten stimuleringsregeling'